Avui dia les reunions virtuals s’han vist incrementades a causa de la Covid-19 i estan a l’ordre del dia a causa del teletreball. Les persones cada vegada som més conscients de la importància de la protecció de la privacitat i la seguretat en línia.
Dur a terme reunions en línia sense tenir en compte els riscos que comporten pot donar lloc al fet que els ciberdelinqüents puguin realitzar pràctiques de conductes deslleials.
Mitjançant precaucions bàsiques podem garantir que les reunions en línia poden ser llocs segurs i eficaces, i així evitar incidents i bretxes de seguretat de les dades personals de les persones.
Consells bàsics per a mantenir reunions en línia amb privacitat i seguretat:
- Utilització exclusiva del proveïdor tecnològic aprovat per l’organització.
- Designar a un participant que s’encarregui de l’organització de la reunió en línia, en aquelles reunions amb un nom elevat de persones.
- Prendre precaucions i pensar per endavant la sensibilitat dels temes a tractar, la identitat de les persones, el possible enregistrament i en el seu cas difusió de la reunió.
- Limitar la reutilització dels codis d’accés. En cas de tractar temes sensibles és recomanable utilitzar una sola vegada el codi de la reunió.
- Deshabilitar funcions com el xat i la compartició de pantalla.
- Fer la convocatòria a persones concretes, per a així evitar l’enviament a llistes de difusions o grups de persones.
- No permetre que la reunió comenci fins que la persona encarregada s’uneixi, utilitzant una “sala d’espera”.
- Habilitar les notificacions per a quan s’uneix alguna persona a la reunió.
- No gravar la reunió, tret que sigui necessari, i tenir en compte que per algun error la captura de vídeo podria seguir quan la reunió acaba.
- Vigilar en tot moment l’àrea que es veurà gravada, per a no revelar informació personal important.
- Al final de la reunió utilitzar un dispositiu que inhabiliti la càmera.
En les reunions en línia en les quals es tractin dades molt sensibles, és convenient consultar amb un professional de seguretat i prendre les precaucions addicionals com:
- Utilitzar serveis de reunions aprovats per l’empresa amb sistema de xifratge i utilitzar codis únics per a cada participant.
- Tenir controlat en tot moment qui està en la reunió.
- Bloquejar l’accés a la reunió en línia quan tots els participants estiguin identificats.
- Permetre únicament compartir pantalla a la persona que tingui el control de la reunió.
- A l’hora de gravar les reunions, han d’estar xifrades amb un algorisme robust i utilitzar contrasenyes robustes.
En conclusió, és recomanable recordar que s’han de conèixer i complir les polítiques de cada entitat, tenir en compte la logística de la reunió i triar les mesures apropiades.