La comunicació instantània ha revolucionat la forma en què les empreses interactuen amb els seus clients i empleats. WhatsApp, com a líder en missatgeria instantània, ha esdevingut una eina essencial per a moltes empreses. No obstant això, amb la seva popularitat també han sorgit preocupacions sobre la privacitat i la protecció de dades.
En aquesta entrevista realitzada a Lleida TV, Miquel Serrano aporta una visió detallada sobre com les empreses poden utilitzar WhatsApp de manera responsable i complir amb les normatives de protecció de dades.
És possible que una entitat o una empresa compleixi amb la protecció de dades en Whatsapp?
Certament, les empreses poden complir amb la protecció de dades en Whatsapp, sempre que es prenguin les mesures adequades.
Les empreses o institucions ens poden enviar informació comercial al nostre WhatsApp personal?
Si parlem des del punt de vista de l’empresa, per poder enviar informació comercial als clients o usuaris, sempre han de tenir el seu consentiment. El consentiment és un element clau per a realitzar aquest tipus d’activitats.
Què cal que faci una empresa per una correcta utilització del WhatsApp?
A més de tenir el consentiment dels usuaris, les empreses haurien d’utilitzar eines com WhatsApp Business. Aquesta eina ofereix funcions que permeten a l’empresa complir amb el RGPD, la LOPDgdd i la LSSIce, que regula tot el que es fa per internet.
Molta gent sap que és WhatsApp, però no sap que és WhatsApp Business. Quina diferència hi ha entre WhatsApp normal i el WhatsApp Business?
WhatsApp Business està dissenyat per a les empreses, oferint funcions com perfils d’empresa, missatges automatitzats, catàlegs de productes i altres eines que faciliten la comunicació amb el client.
Com podem gestionar l’ús del WhatsApp en la comunicació interna amb els treballadors en una empresa o entitat?
Cal tenir molta precaució en aquest aspecte. Hem de diferenciar entre un mòbil d’empresa i un mòbil personal. Si es tracta d’un mòbil d’empresa, no hi ha cap problema en utilitzar-lo per a la comunicació interna. Però si es tracta d’un mòbil personal, hem de tenir en compte alguns factors, com ara obtenir l’autorització de la persona abans d’afegir-la a un grup de WhatsApp. Afegir una persona a un grup de WhatsApp sense el seu consentiment, pot ser denunciable i sancionable.
¿Pot WhatsApp o qualsevol eina de missatgeria instantània comprometre el dret a la desconnexió digital?
La desconnexió digital és un dret establert per la LOPDgdd (Llei Orgànica de Protecció de Dades i Garantia de Drets Digitals). Aquesta llei declara que tots tenim dret a la desconnexió digital, i moltes empreses estan implementant protocols per garantir aquest dret.
La desconnexió digital implica que no hauríem de rebre correus electrònics, comunicats o missatges de WhatsApp fora de l’horari laboral. Si tens un mòbil d’empresa, no estàs obligat a respondre fora de l’horari laboral.
No obstant això, si l’empresa t’envia missatges al telèfon personal, aquesta interacció pot envair la teva vida personal, ja que és probable que revisis el teu mòbil per veure si has rebut missatges de familiars o amics.
¿Què passa amb els clients?
El mateix principi s’aplica als clients.
No estem suggerint que no s’utilitzi WhatsApp, però ha de ser utilitzat de manera responsable. Si perdessis el teu mòbil, algú podria veure el teu número de compte o el teu DNI que has compartit a través de WhatsApp.
Sempre recordo que WhatsApp és una de les eines més insegures i que si perds o et roben el mòbil, algú podria accedir a aquesta informació i utilitzar-la per suplantar la teva identitat.
¿I si envies un document o alguna cosa i després l’esborres immediatament?
Tot i que això proporciona una capa extra de seguretat, cal recordar que tota la informació es guarda al núvol. Així que, encara que esborris un missatge, aquesta informació pot ser accessible.
¿Quines són les mesures necessàries que recomanaries per assegurar la confidencialitat de les dades en l’ús de WhatsApp?
Les empreses han d’implementar protocols de seguretat. No es pot utilitzar cap eina de missatgeria instantània sense garantir la seguretat.
També és important tenir en compte les llistes de difusió que es poden utilitzar per enviar comunicats de WhatsApp. Aquelles persones que han optat per no rebre més missatges han de ser eliminades de la llista de forma ràpida.
Normalment, compartim imatges, vídeos, captures de pantalla… La recomanació, en tot cas és esborrar-ho?
Si necessites enviar aquesta informació, la recomanació és esborrar-la una vegada l’has processada per evitar que altres persones puguin accedir a aquesta informació.
Aquesta situació no només afecta les empreses privades, sinó també als ajuntaments, clubs esportius, comunitats de propietaris, etc. Qualsevol entitat que utilitzi aquesta eina pot comunicar informació a diverses persones amb un sol missatge.
Correcte, WhatsApp és una eina molt útil si s’utilitza correctament. Recentment, un club de futbol va ser multat amb 4.000 euros per afegir una persona a un grup de WhatsApp sense la seva autorització. La millor manera d’obtenir l’autorització d’algú per afegir-lo a un grup de WhatsApp és a través d’un document signat.
I podríem obtenir l’autorització mitjançant una consulta per WhatsApp, per exemple, “Hola, Miquel, puc posar-te en un grup de WhatsApp de Lleida TV?”?
Amb WhatsApp, podem fer aquesta consulta de manera més eficient. WhatsApp Business, en particular, ens proporciona una eina que permet enviar una invitació. Per exemple, podria enviar-te un missatge que digués: “Santi, vols formar part del grup de WhatsApp de protecció de dades d’ASSplus?” A partir d’aquí, tu tens l’opció d’acceptar o rebutjar la invitació. Aquesta és la manera correcta de procedir, i és altament recomanable.
En conclusió, les empreses han de ser conscients de les seves responsabilitats i dels drets dels usuaris i treballadors. Com sempre, a ASSplus estem a la teva disposició per ajudar-te a adaptar-te a les normatives i garantir que les teves pràctiques de comunicació respecten la privacitat dels usuaris.