Codi de conducta de ASSPLUS
Preàmbul
El present document, exposa el conjunt de normes i principis generals de conducta professional que resulten d’aplicació a tot el personal, persones físiques o jurídiques col·laboradores, assessories, persones físiques o jurídiques que exerceixen funcions de representació, administració, direcció, gestió o control de l’empresa Aplicacions, Solucions i Serveis, S.L., així com a tot el personal contractat de manera fixa o ocasional.
A més, l’empresa requereix que totes les persones físiques o jurídiques proveïdores i aquelles que tinguin relació amb la mateixa actuïn conforme als principis generals que es desenvoluparan a continuació.
El Codi de Conducta s’elabora amb l’objectiu principal per part d’Aplicacions, Solucions i Serveis, S.L. de generar confiança en l’àmbit de les seves activitats de negoci. Confiança que s’estén tant al propi personal de l’Empresa com a aquelles persones físiques o jurídiques que tenen relació amb aquesta.
La integritat, l’honestedat, el tracte just i el ple compliment de totes les lleis aplicables han guiat les pràctiques comercials d’aquesta. Tots els empleats i empleades han sostingut i compleixen aquest compromís en les seves responsabilitats diàries, la qual cosa fa que la reputació d’aquesta sigui un dels seus actius més importants.
La naturalesa d’aquest Codi no pretén abastar totes les possibles situacions que puguin tenir lloc. L’objecte del mateix és brindar un marc de referència respecte del qual mesurar qualsevol activitat. Els empleats o empleades han de demanar assessorament en cas de tenir algun dubte sobre com actuar en una situació determinada, ja que la responsabilitat absoluta de cada empleat o empleada és «fer el correcte», responsabilitat que no es pot delegar.
CAPÍTOL I. ÀMBIT I CONTROL D’APLICACIÓ
- Àmbit d’Aplicació.
- Persones subjectes.
- Obligació de conèixer i complir el Codi de Conducta.
- Control d’aplicació.
CAPÍTOL II. PRINCIPIS ÈTICS GENERALS D’ASSPLUS
- Compliment de la legalitat.
- Transparència.
- Actualització Tecnològica.
- Igualtat d’oportunitats, diversitat i no discriminació.
- Respecte a les persones.
- Conciliació del treball i la vida familiar.
- Drets Col·lectius.
- Seguretat i Salut en el treball.
- Protecció del Medi Ambient i Polítiques de responsabilitat social.
CAPÍTOL IV. PAUTES GENERALS DE CONDUCTA EN L’ACOMPLIMENT DE LA NOSTRA ACTIVITAT
CAPÍTOL V. PERSONAL D’ASSPLUS
- Personal.
- Direcció i comandaments intermedis.
- Respecte a la legalitat.
- Normes d’Assistència al lloc de treball.
- Normes de Vestimenta.
- Política d’ús del canal de denúncies.
- Confidencialitat de les denúncies i prohibició de represàlies.
- Tramitació.
CAPÍTOL I. ÀMBIT I CONTROL D’APLICACIÓ
- Àmbit d’Aplicació.
Aquest document ha estat elaborat per Aplicacions, Solucions i Serveis, S.L., en endavant “Assplus”, i és d’aplicació a tots els negocis i activitats que desenvolupa l’empresa.
- Persones subjectes.
El present Codi i en el seu cas les adaptacions que es realitzin són d’aplicació a les persones membres dels òrgans d’administració i a tota la plantilla d’Assplus.
A aquestes persones se les denomina en endavant “persones subjectes al Codi”.
- Obligació de conèixer i complir el Codi de Conducta.
Les persones subjectes del Codi tenen l’obligació de conèixer i complir el Codi de Conducta i de col·laborar per a facilitar la seva implantació. Les persones subjectes al Codi estan obligades a assistir i participar en totes aquelles accions formatives a les quals siguin convocades per a l’adequat coneixement del Codi de Conducta.
- Control d’aplicació.
La Direcció d’Assplus vetllarà per la correcta comunicació de la subjecció al Codi de Conducta a tota la plantilla i a les persones que per qualsevol circumstància hagin d’estar subjectes a les normes d’aquest.
Les comunicacions previstes en el present document, així com les consultes de les persones subjectes al Codi seran dirigides a la Direcció d’Assplus, excepte aquelles per a les quals expressament es prevegi la seva remissió a un altre departament o persona diferent.
Una còpia del Codi de Conducta estarà disponible permanentment en la pàgina web corporativa www.assplus.org.
CAPÍTOL II. PRINCIPIS ÈTICS GENERALS DE ASSPLUS.
Els principis ètics de la empresa i l’ètica professional de les persones subjectes al Codi han de guiar totes les seves actuacions juntament amb els comportaments corporatius:
- Evitar qualsevol conducta que pugui danyar o posar en perill l’Empresa o la seva reputació.
- Actuar legalment i honestament.
- Prioritzar els interessos de l’Empresa sobre els interessos personals o d’una altra índole.
- Compliment de la legalitat.
Assplus i els seus empleats/des estan regits per la llei. El compliment de totes les lleis i regulacions aplicables mai ha de comprometre’s. A més, la plantilla haurà d’adherir-se a les normes i regulacions internes segons les mateixes resultin aplicables en una situació determinada. Aquestes normes internes són específiques de l’Empresa i poden anar més enllà dels requisits de la llei.
- Transparència.
Assplus considera que la transparència és l’única via per a obtenir la confiança i el respecte de la nostra plantilla, personal directiu, persona física o jurídica proveïdora i dels nostres clients.
La transparència incrementa la fluïdesa informativa dels nostres clients, la qual cosa ens permet conèixer les seves necessitats, facilitant la prestació dels nostres serveis i la seva satisfacció. Les nostres actuacions són reportades de manera veraç, clara i contrastable.
- Actualització Tecnològica.
Assplus, considera fonamental posseir un actualitzat i ple coneixement de les noves tecnologies i productes de seguretat existents en cada moment.
Es una prioritat l’actualització constant de productes i serveis, així com de la innovació, amb l’objectiu d’oferir les millors prestacions a tots els nostres clients.
- Igualtat d’oportunitats, diversitat i no discriminació.
Les persones subjectes al Codi són seleccionades, retribuïdes i promocionades d’acord amb la seva aptitud, formació, coneixements, experiència, lideratge, aspiracions professionals i potencial en el futur. Cap altre factor podrà influir o afectar l’objectivitat d’aquestes decisions.
Aquest compromís és clau per a aconseguir que Assplus tingui persones competents i motivades per a dur a terme la seva estratègia i aconseguir els objectius de negoci que s’imposa.
Constitueix un principi bàsic d’actuació proporcionar les mateixes oportunitats en l’accés al treball i en la promoció professional, assegurant en tot moment l’absència de discriminació per raó de sexe o orientació sexual, raça, religió, origen, estat civil, edat o condició social.
- Respecte a les persones.
És obligació de totes les persones subjectes al Codi tractar-se de manera justa i respectuosa entre elles. No es permet cap forma d’assetjament o abús físic, sexual, psicològic o verbal.
Totes les persones subjectes al Codi i, especialment, els qui exerceixin funcions de direcció, promouran en tot moment, i en tots els nivells professionals, unes relacions basades en el respecte per la dignitat dels altres, la participació, l’equitat i la col·laboració recíproca, propiciant un ambient laboral respectuós a fi d’aconseguir un clima de treball positiu.
- Conciliació del treball i la vida familiar.
Les persones subjectes al Codi promouran un ambient de treball compatible amb el desenvolupament personal, ajudant les persones dels seus equips a conciliar els requeriments del treball amb les necessitats personals.
- Drets Col·lectius.
Les persones subjectes al Codi respectaran els drets de sindicació, associació i de negociació col·lectiva reconeguts legalment, així com les activitats que es duguin a terme per les organitzacions representatives dels/les treballadors/es, d’acord amb les funcions i competències que tinguin legalment atribuïdes, amb els qui es mantindrà una relació basada en el respecte mutu a fi de promoure un diàleg obert, transparent i constructiu que permeti consolidar els objectius de pau social i estabilitat laboral.
- Seguretat i Salut en el treball.
Un objectiu prioritari d’Assplus és la millora permanent de les condicions de treball. Per això, les persones subjectes al Codi respectaran en tot moment les mesures preventives aplicables en matèria de seguretat i salut laboral, utilitzant els recursos establerts per Assplus i assegurant que el personal membre dels seus equips realitzi les seves activitats en condicions de seguretat.
- Protecció del Medi Ambient i Polítiques de responsabilitat social.
En relació amb les seves activitats pròpies o desenvolupades per tercers, les persones subjectes al Codi han de comprometre’s activa i responsablement a complir i respectar les normatives legals vigents en matèria social i ambiental, així com la normativa interna i principis generals que Assplus implanti.
CAPÍTOL III. PROCÉS D’ADHESIÓ
Amb caràcter general, l’adhesió al Codi es realitzarà de la següent manera:
- En el cas d’incorporació de nous empleats, en el moment de la seva entrada a l’empresa mitjançant l’acceptació de la clàusula contractual establerta a l’efecte.
- En el desenvolupament de l’operativa de negoci, Assplus es pot trobar amb proveïdors o tercers que hagin d’estar subjectes en tot o en part al present Codi de Conducta. En aquests casos, l’adhesió al Codi o a determinades clàusules del mateix que siguin d’aplicació es realitzarà amb caràcter previ a l’inici de la relació.
- Per a aquells empleats que les relacions laborals ja estiguin en vigor a l’inici del present codi, s’estableix el procediment d’acceptació del Codi mitjançant una carta d’adhesió.
- Per a aquelles relacions comercials o d’altre tipus, ja en vigor a l’inici del present Codi, s’estableix el procediment d’acceptació del Codi mitjançant una carta d’adhesió
CAPÍTOL IV. PAUTES GENERALS DE CONDUCTA EN L’ACOMPLIMENT DE LA NOSTRA ACTIVITAT
- Comportament Ètic.
La transparència i l’honradesa han de ser valors assumits per totes les persones subjectes al Codi. Qualsevol actitud sospitosa de vulnerar aquests principis ha de ser posada en coneixement de la Direcció d’Assplus.
- El Conflicte d’Interessos.
Un Conflicte d’Interès es produeix quan els interessos personals d’una persona subjecta al Codi o els interessos d’un tercer competeixen amb els interessos d’Assplus. En aquesta situació, podria resultar difícil per a la persona subjecta al Codi actuar plenament en funció dels millors interessos d’Assplus. Sempre que sigui possible, les persones subjectes del Codi hauran d’evitar els Conflictes d’Interès. Si s’hagués produït un Conflicte d’Interès o si una persona subjecta al Codi es trobés enfront d’una situació que pugui donar lloc a un Conflicte d’Interès, aquesta haurà de comunicar-lo a Direcció.
- Responsabilitat.
Les persones subjectes al Codi empraran la seva capacitat tècnica i professional, així com la prudència i la cura necessaris per a l’acompliment correcte de la seva activitat. En particular:
- Es responsabilitzaran d’aconseguir la capacitació necessària per al millor acompliment de les seves funcions.
- Se subjectaran a la normativa externa i interna aplicable segons el tipus d’activitat de què es tracti i, si s’escau, a les directrius establertes per Assplus per al desenvolupament de les activitats.
- Respectaran els procediments establerts internament.
- Observaran les normes relatives a seguretat i higiene en el treball, amb l’objectiu de prevenir i minimitzar els riscos laborals.
- Ús i protecció dels actius.
Les persones subjectes al Codi utilitzaran els actius d’Assplus de manera responsable i adequada a la finalitat de les funcions professionals per a l’exercici de les quals han estat lliurats, vetllant que no sofreixin cap dany.
- Relació amb proveïdors.
Els processos d’elecció de persones físiques o jurídiques proveïdores es caracteritzaran per la cerca de qualitat i competitivitat, garantint la igualtat d’oportunitats. En cap cas es negarà a una persona física o jurídica proveïdora que complint els requisits sol·licitats pugui competir per a la contractació de productes o serveis. L’empresa sempre triarà adoptant criteris objectius i transparents. En tot cas, les persones subjectes al Codi en les seves relacions amb persones físiques o jurídiques proveïdores evitaran qualsevol classe d’interferència que pugui afectar la seva imparcialitat o objectivitat sobre aquest tema.
Sempre que sigui possible s’evitaran relacions d’exclusivitat.
La formalització d’un contracte ha de basar-se sempre en relacions clares i objectives i evitant formes de dependència.
La compra de béns o serveis es realitzarà amb absoluta independència de decisió, per la qual cosa qualsevol vinculació econòmica, familiar o d’una altra naturalesa haurà de tenir en compte el que es preveu en l’apartat 15.
La compra de béns o serveis requerirà sempre autorització de Direcció.
- Relació amb clients.
Tota relació duta a terme amb els clients ha d’anar presidida d’un compromís d’honestedat i responsabilitat professional.
Els contractes que realitzi Assplus amb clients, han de ser clars i directes i amb compliment estricte de la normativa vigent que li sigui aplicable.
Mai s’utilitzaran mitjans publicitaris enganyosos o falsos.
Qualsevol reclamació efectuada per part dels clients serà benvinguda per Assplus, comprometent-se a atendre-la i resoldre-la en la mesura que sigui possible.
Les persones subjectes al Codi no estan autoritzades a modificar dades aportades pels clients de manera unilateral, sent els mateixos clients els que hauran de donar instruccions per la seva modificació, seguint el procediment legalment establert.
- Relació amb Administracions Públiques, autoritats i organismes reguladors.
Les persones subjectes al Codi que tinguin relació amb administracions públiques, autoritats i/o organismes reguladors han de ser designats expressament per l’empresa, per a actuar en nom d’aquesta. Les gestions realitzades seran conformes a la legislació i al Codi de Conducta.
Tots els acords que es duguin a terme amb l’Administració Pública es realitzaran per escrit, especificant-se tots els seus termes.
Tota la documentació i informació intercanviada amb Administracions Públiques, autoritats o organismes reguladors haurà de ser conservada i haurà de contenir informació real.
Les reunions que es mantinguin amb qualsevol ens públic aniran presidides pels principis de correcció i transparència, quedant prohibits els comportaments il·lícits.
Queda prohibit falsejar documentació a fi d’afavorir o perjudicar l’empresa.
No es realitzaran pagaments en efectiu al personal d’un ens públic tret que els seus procediments no admetin una altra forma de pagament. En aquest cas haurà d’existir un adequat suport documental.
- Influències inadequades.
Les persones subjectes al Codi no podran ser influenciades mitjançant la recepció de favors ni intentaran influències a tercers de manera inadequada mitjançant el lliurament de favors. Cap empleat/da haurà d’oferir a tercers ni acceptar d’aquests, regals, qualsevol que sigui el seu valor, consistents en Diners, prestem, suborns i avantatges monetaris. No s’inclouen en aquesta limitació:
- Els objectes de propaganda d’escàs valor.
- Les invitacions normals que no excedeixin dels límits considerats raonables en els usos habituals, socials i de cortesia.
- Les atencions ocasionals per causes concretes i excepcionals, com ara regals de Nadal o de noces, sempre que no siguin en metàl·lic i estiguin dins de límits mòdics i raonables.
Qualsevol invitació, regal o atenció que per la seva freqüència, característiques o circumstàncies pugui ser interpretat per una persona observadora objectiva com a fet amb la voluntat d’afectar el criteri imparcial de la persona receptora, serà rebutjat i posat en coneixement de Direcció.
CAPÍTOL V. PERSONAL D’ASSPLUS
- Personal.
El personal d’Assplus representa l’actiu més important per a la Empresa. Els processos de selecció de personal estan regits per principis de coherència amb les nostres polítiques, objectivitat i imparcialitat, garantint la concurrència en les persones candidates d’alts estàndards ètics, per al que es pren en consideració la trajectòria professional, l’observança i respecte cap a la legislació vigent, així com les bones pràctiques en el sector de l’activitat en la qual el personal treballador vagi a exercir les seves funcions.
- Respecte a la legalitat.
Totes les persones subjectes al Codi han de mantenir una actuació ètica i de bona fe, complint la legislació vigent i respectant i col·laborant amb la normativa interna assumida per Assplus, emprant els mitjans i accions que posa a disposició el nostre ordenament jurídic vigent per a tota actuació relacionada amb qualsevol de les línies de negoci d’Assplus.
Cap persona empleada col·laborarà amb tercers en la violació de cap llei ni participarà en cap actuació que comprometi el compliment de la legalitat.
Mai s’admetrà la justificació d’una conducta inapropiada emparant-se en una ordre superior o en el desconeixement d’aquest Codi de conducta.
- Direcció i comandaments intermedis.
Donada la posició que ocupa el personal de direcció i comandaments intermedis, tenen l’obligació addicional a totes les contingudes en aquest document de promocionar la conducta ètica i el compliment de la llei i normativa interna, entre tota la plantilla d’Assplus, exercint un lideratge clar i sense vacil·lacions en aquestes àrees.
- Normes d’Assistència al lloc de treball.
La jornada de treball és el temps durant el qual les persones empleades es troben subordinades a Assplus per a prestar el seu treball o desenvolupar les seves obligacions d’acord amb el càrrec que s’ocupa i el seu contracte laboral respectiu.
Tota la plantilla és responsable d’assistir puntualment al seu lloc de treball, respectant l’horari establert i registrant personalment la seva assistència mitjançant el sistema de control establert tant en ingressar com en retirar-se del lloc de treball.
- Normes de Vestimenta.
No hi ha dubte que la manera de vestir projecta molt de la nostra persona. Cuidar aquesta part tan visible és un aspecte prioritari per a mantenir la imatge professional que des d’Assplus es persegueix.
Aquestes normes de vestimenta busquen orientar, tant a les dones com als homes que formen part d’Assplus, sobre els aspectes que intervenen en la nostra aparença personal, esmentant les peces inapropiades en l’entorn en el qual ens movem, així com oferint suggeriments pràctics per a projectar una imatge professional que generi confiança als nostres clients.
APARENÇA PERSONAL
Higiene.
- Totes les persones empleades hauran de mantenir estàndards de bona higiene personal en tot moment.
- La vestimenta i les sabates han d’estar nets i cuidats.
- El cabell haurà d’estar ben cuidat i dins dels estàndards d’higiene i imatge adequats al nostre ambient professional.
- Les ungles hauran de mantenir-se ben cuidades i dins dels estàndards d’higiene i imatge adequats a un ambient professional.
- Les barbes i bigotis han de mantenir-se perfectament cuidats.
- El maquillatge s’usarà de manera moderada i adequada a l’ambient professional.
Accessoris.
- L’ús de joies i accessoris seran adequats a l’ambient professional.
- Es procurarà evitar l’ús de pírcing i tatuatges en qualsevol part del cos que quedi exposada.
- No es permet l’ús de gorres i barrets.
VESTIMENTA NO RECOMANABLE.
Es procurarà no assistir al treball utilitzant la següent vestimenta.
- Camises, samarretes, bruses amb l’esquena totalment descoberta i/o amb escot molt
- Camises, samarretes, bruses per sobre de la cintura que deixin al descobert alguna part del cos.
- Camises o bruses amb transparències que deixin al descobert la roba interior.
- Vestimenta tipus militar.
- Pantalons que deixin la roba interior o alguna part del cos al descobert.
CAPÍTOL VI. ÚS I PROTECCIÓ DE LA INFORMACIÓ.
- La Informació Confidencial.
Assplus té accés a informació de clients i proveïdors que es facilita sota el compromís contractual de confidencialitat. Assplus assumeix el compromís de no divulgar i protegir la informació confidencial, tant interna com de tercers. Aquest compromís ha de ser assumit i mantingut per tots els destinataris d’aquest Codi.
En tot cas es respectarà la confidencialitat i privacitat de la informació:
- Resta prohibida la divulgació de la informació a qui, sent dins o fora de l’organització, no té dret legal o professional a conèixer-la.
- No es pot utilitzar la informació lliurada pels clients, proveïdors, organització i/o personal amb finalitat de benefici propi o de tercers.
- Com totes les empreses, Assplus, en el curs de les seves operacions, genera informació que resulta valuosa per l’empresa i la divulgació de la mateixa podria perjudicar els interessos de l’empresa o de les seves La informació o documents als quals tinguin accés els destinataris del present Codi en el transcurs del seu treball (exceptuant la disponible públicament), s’haurà de gestionar d’acord a les normes i procediments interns que estiguin establerts, restant totalment prohibit la seva divulgació o utilització tant parcial com total.
- El personal d’Assplus es compromet a mantenir la confidencialitat i a fer un ús discret de qualsevol dada, informació, o documentació obtinguda (tant interna com de tercers) en l’exercici de les seves responsabilitats a la empresa. Amb caràcter general, i menys que s’indiqui expressament el contrari, la informació a la qual es té accés ha de ser considerada confidencial.
- Així mateix, resta totalment prohibit, fer duplicats, reproduir i fer cap altre ús de la informació o documents als que tinguin accés els destinataris d’aquest Codi, més enllà del necessari per al desenvolupament de les tasques pròpies del lloc de treball o de l’encàrrec, i en cap cas es podrà emmagatzemar i/o copiar en sistemes d’informació tant siguin o no propietat d’Assplus ni treure’ls de l’empresa.
- Quan s’hagi de respondre a preguntes o proporcionar informació (no disponible públicament) a algú de fora de l’empresa, a no ser que es compti amb l’autorització necessària d’acord als procediments i normes internes de funcionament, prèviament s’haurà de consultar amb el cap immediat.
- En el cas que la informació confidencial (no pública) s’hagi rebut de terceres parts amb condicions de confidencialitat, caldrà assegurar-se, en tot cas, que es respecten els drets sobre imatges, textos i marques.
Cal seguir obeint aquestes normes fins i tot si s’ha acabat la relació laboral amb Assplus.
Informació confidencial de tercers:
Assplus respectarà la privacitat de la informació, especialment quan sigui propietat de clients, de tercers.
- Cap empleat/da de d’Assplus podrà utilitzar informació o documentació que pertanyi a una altra entitat, que s’hagi obtingut com a conseqüència d’haver prestat serveis en aquesta.
- Cap empleat/da d’Assplus podrà cedir, sense comptar amb les autoritzacions corresponents, dades dels clients i/o proveïdors de l’empresa a altres societats per fer un ús diferent a la finalitat per la que van ser recollides aquestes dades.
- Protecció de Dades.
Assplus posa especial cura en protegir les dades de caràcter personal de les persones a les que té accés en el curs de la prestació dels seus serveis, complint sempre les lleis que resultin aplicables, actualment segons estableix el Reglament General de Protecció de Dades UE 2016/679 (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i Garantia Dels Drets Digitals (LOPDGDD).
Els destinataris d’aquest Codi, responsables del tractament i arxiu de les dades de caràcter personal legalment protegits, estan obligats a conèixer la legislació aplicable i a vetllar per la seva deguda aplicació i compliment.
Totes les dades de caràcter personal seran tractades de forma especialment restrictiva, de manera que:
- Únicament es recolliran aquelles que siguin necessaris.
- La captació, tractament informàtic i utilització es realitzin de manera que es garanteixi la seva seguretat, veracitat i exactitud, el dret a la intimitat de les persones i el compliment de les obligacions d’Assplus que resulten de la normativa aplicable en matèria de protecció de dades.
- Només les persones subjectes al Codi autoritzades per les seves funcions tindran accés a aquestes dades en la mesura en què resulti necessari.
Totes les autoritzacions per a la utilització de dades personals han de respondre a una sol·licitud referida a dades concretes i per un període de temps determinat, quedant registrat tot accés a les dades personals.
Qualsevol persona pot exercir els seus drets d’accés, rectificació, supressió, portabilitat de les seves dades i a la limitació o oposició del seu tractament, així com no ser objecte de decisions individuals automatitzades, dirigint-se al domicili fiscal d’Assplus, o mitjançant el correu electrònic info@assplus.org, havent-se d’identificar degudament i sol·licitar clarament el dret a exercir.
CAPÍTOL VII. INTEGRITAT FINANCERA.
- Les obligacions comptables.
La informació financera s’elaborarà amb fiabilitat i control i d’acord amb els principis de claredat i transparència. Així mateix les liquidacions fiscals es realitzaran de conformitat amb la legislació vigent.
El personal comptable i de l’àrea fiscal haurà de guardar i conservar tota la documentació utilitzada en l’arxiu corresponent per a dur a terme la seva labor, pel temps que determini l’empresa, que mai podrà ser inferior a cinc anys.
La informació financera reflectirà la totalitat de les transaccions, fets i altres esdeveniments en els quals Assplus és part afectada.
Es prohibeix qualsevol acció que obstrueixi o impedeixi les tasques de comprovació i avaluació per part de personal de la Hisenda Pública en qualsevol mena de revisió que sol·liciti.
- Controls interns.
Es complirà amb tots els procediments de control intern establerts per Assplus per a garantir una correcta comptabilització de les transaccions i el seu adequat reflex en la informació financera.
- Gestió de transaccions en efectiu.
Queda prohibit la realització de conductes que puguin posar en perill la prevenció del blanqueig de capitals i finançament del terrorisme.
No està permès rebre pagaments en efectiu, excepte aquells cobraments que siguin de petit import.
Tots els pagaments es realitzaran mitjançant transferència bancària. No està permès realitzar pagaments en efectiu, excepte aquells d’escassa quantia que obeeixin a adquisicions ordinàries, a aquest efecte existirà una caixa amb import en efectiu mai superior a cinquanta euros. El pagament haurà de quedar documentat de manera adequada.
Totes les factures de despeses seran comprovades pel personal empleat responsable de les despeses prèviament al seu abonament, requerint així mateix vistiplau de la direcció d’Assplus.
CAPÍTOL VIII. DRETS DE PROPIETAT INTEL·LECTUAL I DE PROPIETAT INDUSTRIAL
- Propietat intel·lectual i industrial.
Les persones subjectes al Codi respectaran la propietat intel·lectual i el dret d’ús que correspon a Assplus en relació amb els projectes, programes i sistemes informàtics, equips, coneixements, processos, tecnologia, i en general, obres i treballs desenvolupats o creats per Assplus, ja sigui a conseqüència de l’activitat professional o de la de tercers. Així mateix, els empleats de d’Assplus es comprometen a no realitzar còpies de dissenys industrials registrats i/o marques o patents, respectant en tot moment els drets i llicències de propietat industrial i intel·lectual de tercers.
Per tant, la seva utilització es realitzarà en l’exercici de l’activitat professional i es retornarà tot el material en què se suportin quan siguin requerits.
No s’utilitzarà la imatge, nom o marca d’Assplus excepte per a l’adequat desenvolupament de l’activitat professional.
- Drets de tercers.
Queden prohibides les descàrregues d’internet o instal·lació de programes que suposin una violació dels drets de propietat industrial i/o intel·lectual.
No s’utilitzarà, amb ànim de lucre, imatges, textos, dibuixos o qualsevol altre tipus de material que estigui protegit pels drets de propietat industrial i/o intel·lectual.
Les persones subjectes al Codi només podran utilitzar els programes i plataformes que l’empresa posi a la seva disposició i per als quals tindrà autorització per haver adquirit les corresponents llicències.
CAPÍTOL IX. SISTEMES INFORMÀTICS I TIC
- Normes de conducta en l’ús de les TIC.
Les persones subjectes al Codi compliran estrictament les normes que s’estableixin en la normativa interna en matèria d’ús de les tecnologies de la informació i de la Comunicació (TIC).
Prestaran especial protecció als sistemes informàtics, extremant les mesures de seguretat d’aquests.
Justificaran la recepció dels dispositius tecnològics que els siguin lliurats o habilitats i retornaran els mateixos al deixar Assplus, d’acord amb els procediments i terminis fixats en la normativa interna de referència.
Hauran de respectar les normes específiques reguladores de la utilització del correu electrònic, accés a internet o altres mitjans similars llocs a la seva disposició, sense que en cap cas pugui produir-se un ús inadequat d’aquests.
La creació, pertinença, participació o col·laboració per les persones subjectes al Codi en xarxes socials, fòrums o blogs a internet i les opinions o manifestacions que es realitzin en aquests, s’efectuaran de manera que quedi clar el seu caràcter personal. En tot cas queda prohibit l’ús de la imatge, nom o marques d’Assplus per a obrir comptes o donar-se d’alta en aquests fòrums i xarxes.
CAPÍTOL X. CANAL DE RECEPCIÓ DE QUEIXES O DENÚNCIES
- Política d’ús del canal de denúncies.
Sempre que un destinatari o coneixedor del Codi Ètic i de Conducta d’Assplus vulgui posar en coneixement de l’empresa un suggeriment , una millora, o una possible vulneració del mateix, haurà de dirigir-se directament a Direcció, a l’adreça de correu electrònic habilitada a l’efecte: dpd@assplus.org, aquest comunicat serà confidencial i únicament i exclusivament accessible pels membres de Direcció.
- Confidencialitat de les denúncies i prohibició de represàlies.
La Direcció d’Assplus garantirà la confidencialitat de les denúncies que rebi.
Assplus mai adoptarà mesures contra la persona empleada que constitueixi una represàlia o qualsevol conseqüència negativa per haver formulat una denúncia.
- Tramitació.
Assplus mantindrà un registre de totes les denúncies, anònimes i no anònimes que es rebin. Aquest registre respectarà el compliment de la normativa en matèria de protecció de dades.
Una vegada rebuda la denúncia, la Direcció d’Assplus iniciarà una recerca interna, tret que la denúncia manqui manifestament de fonament o es refereixi a qüestions alienes a l’àmbit de Compliment. En aquests casos, la Direcció deixarà constància en el registre de la formulació d’aquesta denúncia, així com de la decisió de no iniciar recerca.
Per a realitzar la seva labor de recerca, Direcció tindrà accés a la informació i documentació de tots els departaments i àrees d’Assplus.
CAPÍTOL XI. SISTEMA DISCIPLINARI.
- Sistema disciplinari.
Qualsevol incompliment del present Codi de Conducta, serà constitutiu d’infracció, iniciant-se el corresponent expedient disciplinari de conformitat amb el que es disposa en l’art. 58 de l’Estatut dels Treballadors i en el Conveni Col·lectiu que sigui aplicable.
Qualsevol conducta que contribueixi a impedir o dificultar el descobriment d’accions delictives o comportaments que poguessin ser constitutius d’il·lícit penal o incompliments normatius, o impedeixi la labor de recerca per part de la Direcció, serà constitutiva d’infracció, iniciant-se el corresponent expedient disciplinari de conformitat amb el que es disposa en l’art. 58 de l’Estatut dels Treballadors i en el Conveni Col·lectiu que sigui aplicable.
El procediment per a imposar la corresponent sanció es regirà pel que s’estableix en l’Estatut dels Treballadors i en el Conveni Col·lectiu que resulti d’aplicació.
CAPÍTOL XII. VIGÈNCIA I DIVULGACIÓ
El present Codi Ètic i de Conducta ha estat aprovat per la Direcció d’Assplus, en data 15 d’abril del 2020, entrant en vigor el dia 30 d’abril del 2020, sent plenament vigent mentre no es produeixin modificacions posteriors.
Un cop aprovat es lliura còpia del mateix a totes les persones que treballen en nom d’Assplus i s’explica el seu contingut, i es farà accessible també a proveïdors i clients a través de la pàgina web corporativa.
Quan es tracti de noves incorporacions a Assplus, el compromís de compliment apareixerà recollit expressament en els contractes (annexant-ne una còpia del Codi als contractes laborals i recollint la signatura d’adhesió expressa).La persona que s’incorpori comptarà amb un termini de 15 dies per llegir el Codi Ètic i fer les consultes corresponents, abans de signar la seva d’adhesió expressa al mateix.
Aquest document és propietat d’Assplus. Queda rigorosament prohibida la reproducció, còpia o transmissió, sigui total o parcial, d’aquest document, per qualsevol mitjà o procediment, inclosos la reprografia i el tractament informàtic, sense l’autorització prèvia i escrita d’Assplus.