Cuando deban destruir o desechar un soporte que con datos personales, ya sea en documentos de papel o electrónicos, deben recordar que la delicadeza de esta información requiere de un proceso meticuloso. Sin embargo, no todas las empresas saben cómo llevar a cabo el borrado y la destrucción de documentos con datos personales. Aquí te damos algunas claves para que sepa cómo hacerlo cumpliendo en todo momento con la normativa.
Documentos en papel
El procedimiento es bastante sencillo. Bastará con que los destruya pasándolos por una trituradora de papel y asegurándote de que la máquina los destruye totalmente. El fin que se persigue es que sea imposible que la información que contenían estos documentos se pueda recuperar. Así que asegúrate de que el método que uses convierta los documentos en ilegibles.
También pueden contratar un servicio de recogida y destrucción de documentos, mediante cesión de contenedores seguros para el depósito de los documentos. Pudiendo elegir la destrucción de los documentos in-situ o los retiran para destruir en sus dependencias.
Documentos electrónicos
Cuando los datos personales estén en soportes electrónicos es necesario usar alguna de las herramientas que permitan llevar a cabo un borrado seguro de toda la información. El objetivo es que sea imposible recuperar estos datos una vez destruidos. Este proceso ha de aplicarse también a los aparatos informáticos viejos que ya no se usan. Antes de deshacerse de ellos, hay que eliminar toda la información que contenían.
Nuestro consejo es que acuda a profesionales para que le realicen un borrado seguro y se lo certifiquen.
A tener en cuenta
Cada vez más las administraciones se están involucrando en la protección de las personas y sus datos ante el uso indebido de la información. Se trata de poner presión sobre la confidencialidad en organismos públicos, empresas, individuos u organizaciones para proteger los documentos, archivos y la información que tienen a su cargo.
En ningún caso puede deshacerse de esta documentación tirándola a cualquier contenedor de basura o de reciclado de papel. En el caso de ser descubierto, las multas a las que debería hacer frente, impuestas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos, son cuantiosas, en función del volumen de información contenido y del nivel de seguridad de los datos.
Cada documento en soporte de papel que tiramos puede contener información cuyo acceso indebido por terceros nos podría hacer incurrir en sanciones al ser considerado como incumplido el mandato que preceptúa el art. 9 de la ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal: “el responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural”.